Adel Kalemcilik Ticaret ve Sanayi A.Ş. Bilgilendirme Politikası

Amaç

Şirketimiz tüm pay sahiplerimiz ile diğer menfaat sahiplerinin bilgilendirilmesinde eşitlik, doğruluk, tarafsızlık, tutarlılık ve zamanlama prensipleri çerçevesinde davranılması ilkesini benimsemektedir. Bu amaç dahilinde oluşturulan işbu bilgilendirme politikası kapsamında ele alınan duyuru ve açıklamaların, Şirketimizin hak ve sorumluluklarını da gözetecek şekilde, zamanında, doğru, eksiksiz, anlaşılabilir, analiz edilebilir ve düşük maliyetle kolay erişilebilir bir şekilde yapılması esastır.

Kamuyu aydınlatma

a. Genel esaslar

Sermaye Piyasası Mevzuatıyla belirlenen tüm konularda ve ilgili mevzuat kapsamında Şirketimizin finansal durumunda ve/veya faaliyetlerinde önemli bir değişiklik yaratabilecek gelişmeler hakkında derhal kamuya bilgilendirme yapılır. Ancak kamuya açıklanan bilgiler, yasal zorunluluklar dışında rekabet gücünü engelleyerek Şirketimizin ve pay sahipleri ile  diğer menfaat sahiplerinin zararına neden olabilecek sonuçlar doğuracak bilgi içeremez. Ticari sır kapsamındaki bilgiler açıklanamaz.

Şirketimizin bilgilendirme politikası ve buna ilişkin değişiklikler Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak kamuya açıklanır ve Genel Kurul’un bilgisine sunulur. Şirketimizin işbu bilgilendirme politikasının yürütülmesi Kurumsal Yönetim Komitesi’nin koordinasyonunda Mali İşler ve Muhasebe Direktörlüğü tarafından gerçekleştirilir.

Pay sahipleri ve diğer menfaat sahiplerinden gelen bilgi ve görüşme talepleri Şirketimizin bilgilendirme politikası çerçevesinde değerlendirilerek, tüm bilgi paylaşımı daha önce  kamuya açıklanmış olan içerik kapsamında gerçekleştirilir.

Sermaye Piyasası mevzuatı gereğince belirlenen tüm konularda, Şirketimize pay sahipleri ve diğer menfaat sahipleri tarafından yönetilen sorulara cevap olarak daha önce kamuya duyurulmamış olan bir bilginin açıklanmasına ihtiyaç duyulduğunda, konu şirketimizin Kurumsal Yönetim Komitesinin koordinasyonunda Genel Müdür ve Mali İşler ve Muhasebe Direktörü (Yatırımcı İlişkileri Birimi Yöneticisi)’nden oluşan bir çalışma grubunca ele  alınarak şirketimizin bilgilendirme politikası kapsamında değerlendirilir. Şirketimize bu kapsamda yöneltilen sorular ve tüm açıklamalar adı geçen çalışma grubunun onayından geçtikten sonra kamuya açıklanır.

Yatırımcı İlişkileri Birimi’ne yöneltilen yazılı sorular, halka açık olan bilgilerle ilgili talepleri içermek kaydıyla, eğer bilgi mevcut bir bilgi ise 2 işgünü içinde, bilgi mevcut bilgilerin türetilmesinden yeni oluşturulacak ise 5 işgünü içinde, yazılı olarak cevaplanmaktadır. Birimin analist ve yatırımcılar ile tüm yazışmaları kayıt altında tutulmaktadır.

Sermaye, yönetim ve denetim bakımından şirketin doğrudan ve dolaylı olarak ilişkide bulunduğu gerçek ve tüzel kişiler ile Şirket arasındaki hukuki ve ticari ilişkiler mali tablo ve dipnotlarda açıklanmaktadır.

Kamuyu aydınlatma araçları

Olağan Genel Kurul toplantılarında, görüşülecek konularla ilgili mevzuat ile düzenlenen bilgi ve belgelerin yanı sıra kurumsal yönetim ilkeleri uygulamaları sonucunda geliştirilmiş olan Genel Kurul Bilgilendirme Dokümanı da ortakların bilgisine sunulur. Söz konusu belgelerin tümüne Genel Kurul ilan tarihi itibariyle Şirketimizin internet sitesinde yer verilir. Şirketimiz üç ayda bir finansal sonuçlarını açıklamaktadır. Şirket her çeyrekte finansal raporlarla birlikte yatırımcıları ve analistleri bilgilendirmek ve o dönem sonuçlarını değerlendirmek amacıyla bilgilendirme notu da hazırlamaktadır.

Şirketimizin halen www.adel.com.tr adresinde bulunan internet sitesi SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri’nde belirtilen hususlar doğrultusunda pay sahipleri, yatırımcılar, aracı kuruluşların araştırma uzmanları ve diğer menfaat sahiplerinin yararlanabileceği bir iletişim kanalı olarak düzenlenip kullanılır. Şirketimiz tarafından yapılan özel durum açıklamaları  internet sitemizde güncel olarak tutulur.

SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri gerekleri doğrultusunda Şirket internet sitesinde “Kar Dağıtım Politikası”na ve “Etik Kurallar”a da yer verilir.

Şirketimiz internet sitesi herkese açıktır ve kullanımında herhangi bir sınırlama yoktur. Internet sitesi ziyaretçileri yasal zorunluluklar hariç Şirketçe gizli tutulur. Şirketimiz Bilgi Teknolojileri ve Hizmetleri Müdürlüğü tarafından internet sitesinin güvenliğini sağlamak için tüm tedbirler alınmıştır. İnternet sitesinin her sayfasında Yasal Uyarı ve Gizlilik Politikası yer almaktadır.

Geleneksel bilgi dağıtım kanallarının yanı sıra Şirketimizce bilgi teknolojilerinin sağladığı çeşitli haberleşme imkânları da kamunun bilgilendirilmesi amacı ile kullanılabilir. Bu çerçevede, Şirketimiz tarafından yapılmış olan özel durum açıklamaları, internet sitemiz ve diğer kanallar yolu ile tarafımıza iletişim bilgilerini ileterek ek talepte bulunan menfaat sahiplerine doğrudan elektronik posta vasıtası ile de gönderilebilir.

Basın yolu ile bilgilendirme ve basında yer alan haberlerin takibi

Yıl sonu faaliyet sonuçları da dahil olmak üzere Şirketimizin faaliyet sonuçları, performansı ve dönem içerisindeki diğer gelişmeler ve ayrıca Şirketimizin finansal durumunda ve/veya faaliyetlerinde önemli bir değişiklik yaratabilecek gelişmelerin kamuya duyurulmasında BİST’e yapılan özel durum açıklamaları ile birlikte basın bültenleri ve/veya basın toplantılarından da yararlanılabilir.

Basın yolu ile yapılan söz konusu bilgilendirme çalışmaları ve basın yoluyla iletilen bilgi taleplerinin karşılanması Yönetim Kurulu Başkanı, Kırtasiye Grubu Başkan Yardımcısı ile yukarıda değinilen çalışma grubu tarafından gerçekleştirilir ve ilgili süreçte şirket içi ve şirket dışı uzmanların görüşlerinden faydalanılabilir. Açıklanan basın bültenlerinin bir kopyası internet sitesinde güncel olarak bulundurulur.

Öte yandan, şirket hakkında, TV, yazılı basın, internet ve radyo da dahil olmak üzere ulusal veya uluslararası basın-yayın organlarında yer alan ve görevlendirilebilecek medya izleme şirketlerince takip edilen tüm haber ve söylentiler yukarıda değinilen çalışma grubu tarafından değerlendirilir. Eğer şirket ile ilgili gerçeğe dayalı olmayan bir habere rastlanılırsa, Yatırımcı İlişkileri Birimi tarafından durum değerlendirilir, BİST veya SPK tarafından  açıklama isteğini takiben veya gerekli hallerde açıklama isteği beklenmeksizin Adel Kalemcilik Bilgilendirme Politikası’na uygun olarak ilgili bildirimler yapılır.

İdari sorumluluğu bulunan kişiler ve şirket sözcüleri

Şirketimizde idari sorumluluğu bulunan kişiler, şirketin Yönetim Kurulu üyeleri, Yönetim Kurulu bünyesinde oluşturulan komitelerin üyeleri, Kırtasiye Grubu Başkan Yardımcısı ile Genel Müdür ve ona doğrudan raporlayan yöneticiler olarak belirlenmiştir.

Diğer yandan, Genel Müdür, Mali İşler ve Muhasebe Direktörü (Yatırımcı İlişkileri Birimi Yöneticisi) ve Kurumsal Yönetim Komitesi tarafından belirlenen Yönetim Kurulu üyeleri ve diğer Şirket yöneticileri şirketimizin bilgilendirme politikası kapsamında pay sahipleri, yatırımcılar, aracı kuruluşların araştırma uzmanları, diğer menfaat sahipleri ile yapılan görüşmeler ile basın dahil tüm bilgi iletişim kanallarında Şirketimizi temsilen sözcü olarak görevlendirilir.

Özel durumların kamuya açıklanmasına kadar gizliliğinin sağlanmasına yönelik alınan tedbirler

Şirketimizde “İçsel Bilgilere Erişimi Olan Kişiler Listesi”nde bulunanların, bu listede yer almaları sebebi ile ilgili mevzuattan kaynaklanan sorumlulukları, taraflarına yönelik olarak hazırlanmış mektuplar aracılığıyla hatırlatılmaktadır.

Bunun yanı sıra, Şirketimizde şirket sözcüsü olarak belirlenmiş kişiler, her çeyrek döneme ait finansal sonuçların açıklanmasından iki hafta öncesinden finansal sonuçların açıklanmasına kadar olan sürede Sessiz Dönem uygulamasına uymakla yükümlüdürler.

Sessiz Dönem uygulamasının başlangıç ve bitiş tarihleri mali tabloların açıklanma tarihlerinin kesinleşmesi ile birlikte Şirket internet sitesinde Yatırımcı Takvimi başlığı altında yayımlanır. Mali tablo açıklanma tarihleri ve ilgili Sessiz Dönem, ilgili hesap döneminin bitişinden en az iki hafta önce kesinleştirilip Yatırımcı Takvimi vasıtasıyla duyurulur.

Sessiz Dönem boyunca şirket sözcüleri, şirket adına kamuya açıklanmış bilgiler hariç, şirketin finansal durumu hakkında görüş bildiremezler. Analist ve yatırımcılar gibi sermaye piyasası katılımcılarının finansal durumla ilgili soruları cevaplanmaz. Bununla birlikte şirket hakkında kamuya açıklama yapmaya yetkili kişilerin, içsel bilgilerin gizliliğine uyarak, Sessiz Dönemde konferans, panel vb. etkinliklere katılımları ve konuşma yapmaları herhangi bir engel teşkil etmez.

Genel prensip olarak, Şirket ve Şirket nam ve hesabına çalışanlar henüz kamuya açıklanmamış, özel durum niteliğinde değerlendirilebilecek tüm bilgileri hiçbir suretle üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Bu kişiler tarafından istenmeden içsel bilginin üçüncü kişilere açıklanmış olduğunun belirlenmesi halinde, Sermaye Piyasası Kurulu düzenlemeleri kapsamında, bilginin gizliliğinin sağlanamayacağı sonucuna ulaşılırsa derhal özel durum açıklaması yapılır.

Bilginin açıklanmasının ertelenmesi halinde ise erteleme kararı anında erteleme konusu bilgiye sahip olan kişilerin listesi çıkarılır ve bu kapsamda “Adel Kalemcilik İçsel Bilgilere Erişimi Olan Kişiler Listesi” güncellenir. Hem bu kişilerin hem de bu kişiler dışında bilgiye sahip olan tarafların bilgilendirilmesi için gerekli çalışmalar yerine getirilerek makul tedbirler alınır.

Geleceğe yönelik değerlendirmelerin kamuya açıklanmasına ilişkin esaslar

Şirketimiz düzenli olarak yıl sonu finansal sonuçlarını açıklarken bir sonraki yıla ilişkin beklentilerini de bir bilgilendirme notu aracılığıyla kamuya açıklamaktadır.

Şirket’in kamuya açıklanacak geleceğe yönelik değerlendirmelerinin belirlenmesi, geleceğe yönelik olarak kamuya açıklanmış değerlendirmelerde önemli bir değişiklik ortaya çıktığında, aşağıda yer alan sayı sınırlamasına tabi olmaksızın yapılacak olan açıklamanın kararlaştırılması ve daha önce kamuya açıklanan hususlar ile gerçekleşmeler arasında önemli ölçüde bir farklılık bulunması halinde, bu farklılıkların nedenlerine yer vermek üzere yılda en fazla dört defa olmak şartıyla yapılacak açıklamaların belirlenmesi için Kurumsal Yönetim Komitesi yetkilendirilmiş ve yukarda bahsedilen hususlar Kurumsal Yönetim Komitesi’nin yazılı onayına bağlanmıştır.

Yürürlük

Bu bilgilendirme politikası Adel Kalemcilik Ticaret ve Sanayi A.Ş. Yönetim Kurulu’nun 28.03.2014  tarihli toplantısında görüşülerek onaylanmış ve aynı gün yürürlüğe girmiştir.